- Toepassingsgebied
- Polen / Europese Unie
- Documentstatus
- productie klaar
- Vragen
- support@airreclaim.com
1. Wie controleert uw persoonlijke gegevens
De verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens die worden verwerkt via airreclaim.com en de AirReclaim-reparatiedienst voor passagiers is:
Nova Group Sp. z o.o.
Żurawia 6/12 Lok. 745 00-503 Warszawa Polen Belasting-ID / BTW-ID: PL7011215529
KRS: 0001117840 REGON: 529224431
Privacycontactpersoon: privacy@airreclaim.com
Nova Group Sp. z o.o. heeft het merk AirReclaim. Verwijzingen naar
2. Toepassingsgebied
Dit beleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u:
- bezoek aan airreclaim.com;
- gebruik maken van de compensatiecontrole;
- een account aanmaken of toegang krijgen;
- een claim indienen, beheren of volgen;
- documenten uploaden of een opdracht, machtiging, intrekking of overplaatsing voltooien;
- contact opnemen met ondersteuning of een klacht indienen;
- informatie over de uitbetaling ontvangen of verstrekken;
- interactie met analytics of reclametechnologieën die aan uw keuzes onderworpen zijn; of
- communiceert met ons, een luchtvaartmaatschappij, een autoriteit of een dienstverlener in verband met een claim.
Het Cookiesbeleid biedt aanvullende informatie over cookies, lokale opslag, analyse, toestemming en reclametechnologieën.
3. Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken
Afhankelijk van hoe u de Services gebruikt, kunnen we de volgende categorieën verwerken.
3.1 Identiteits- en contactgegevens
- naam en achternaam;
- geboortedatum indien nodig om een passagier of verjaringstermijn te identificeren;
- postadres;
- e-mailadres;
- nationaliteit of land van verblijf, indien relevant voor de vordering;
- gegevens over identiteitsdocumenten wanneer een luchtvaartmaatschappij, autoriteit, uitbetalingsverstrekker of juridische procedure dit vereist; en
- gegevens over de voogd, vertegenwoordiger of medepassagiers.
3.2 Gegevens over vluchten, boekingen en storingen
- Luchtvaartmaatschappij, vluchtnummer, route, datum, geplande en werkelijke tijden;
- boekingsreferentie, ticket, instapkaart, route, stoel en passagiersgegevens;
- vertraging, annulering, instapweigering, gemiste verbinding en oorzaakinformatie;
- Luchtlijnberichten, afwijzingsredenen, aanbiedingen, terugbetalingen, vouchers en betalingen;
- eerdere vorderingen, bevoegdheden, alternatieve geschillenbeslechting of gerechtelijke geschiedenis; en
- kosten- of zorginformatie, indien relevant voor een aanvaard toepassingsgebied.
3.3 Eigenschap, route en juridische documenten
- geüploade correspondentie, boekings-, ontvangst-, reisdocumenten en bewijsmiddelen;
- elektronische handtekening, tijdstempel van de handtekening, authenticatie-informatie en voltooiings bewijs;
- Serviceroute, land van primaire handhaving, route-regelversie en reden voor route-beslissing;
- de status van toewijzing, machtiging, kennisgeving van toewijzing, intrekking en overplaatsing;
- de eigendomsgeschiedenis en de auditgegevens van de titelketen;
- documentmetadata; en
- uit documenten verkregen of gerubriceerde informatie.
Documenten kunnen overigens informatie bevatten die niet nodig is voor de claim. Gelieve de niet-gerelateerde gegevens waar mogelijk te wijzigen.
3.4 Account, communicatie en ondersteunende gegevens
- rekeningidentificaties en authenticatie-evenementen;
- berichten, verzoeken om ondersteuning, klachten en antwoorden;
- taal- en communicatievoorkeuren;
- de status van de vordering en de activiteitengeschiedenis; en
- levering, opening en technische metagegevens die verband houden met servicecommunicatie, indien gebruikt voor beveiliging, bewijs of leveringszekerheid.
3.5 Uitbetalings- en transactiegegevens
- bankrekeninghouder, IBAN of gelijkwaardige uitbetalingsgegevens, valuta en betalingsstatus;
- het teruggevorderde bedrag, de kosten voor de dienst, de netto-uitbetaling, de factuur en de boekhoudkundige administratie;
- de identiteit, sancties, fraudepreventie en, waar nodig, financiële criminaliteitscontroles; en
- beperkte betalingsstatus of tokeninformatie ontvangen van Stripe, Worldline, banken of andere betalingsverstrekkers.
We slaan niet alle details van de betaalkaart op.
3.6 Apparaat, gebruik, toestemming en beveiligingsgegevens
- IP-adres, browser, apparaat, besturingssysteem, taal, tijdzone en geschatte locatie;
- bekeken pagina's, gebeurtenissen, verwijzingsbron, sessie- en conversiegegevens;
- cookie- en toestemmingskeuzes;
- toegang tot rekeningen, veiligheidswaarschuwingen, tarieflimiet en fraudesignalen;
- diagnostische, fout- en auditgegevens; en
- Identificatiegegevens die zijn gegenereerd door analysen, authenticatie, betaling of beveiligingsaanbieders, mits de toepasselijke toestemmingseisen van toepassing zijn.
3.7 Gegevens over het in de handel brengen
- de status van de toestemming;
- bron en betrokkenheid van de campagne;
- de voorkeuren voor communicatie; en
- gegevens die nodig zijn om een opt-out te respecteren.
3.8 Speciale categorie en gevoelige informatie
AirReclaim zoekt geen gezondheids-, biometrische, religieuze, politieke, vakbonds-, seksuele-levens- of soortgelijke gevoelige gegevens voor gewone schadeclaims. Deze informatie kan bij toeval in een document voorkomen of relevant worden voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering. Wij verwerken het alleen indien nodig en wanneer er een toepasselijke voorwaarde is krachtens artikel 9 GDPR, zoals uitdrukkelijke toestemming of noodzaak voor juridische claims.
4. Hoe we gegevens verkrijgen
We verkrijgen gegevens:
- rechtstreeks van u;
- van een voogd, vertegenwoordiger, boekingscontact of medepassagiers die met autoriteit handelen;
- van luchtvaartmaatschappijen, luchthavens, behandelingsagenten, autoriteiten, organen voor alternatieve geschillenbeslechting, rechtbanken of gekwalificeerde beroepsbeoefenaars;
- van de vluchtstatus, het schema, de luchthaven en de verleners van luchtvaartgegevens;
- van authenticatie, elektronische handtekening, betaling, communicatie, analyse, reclame, fraudepreventie en hostingproviders;
- uit openbare bronnen indien zulks rechtmatig voor een schuldvordering relevant is, en
- door uw gebruik van de website en account.
Indien u gegevens van een andere persoon verstrekt, bevestigt u dat u daartoe gerechtigd bent en heeft u deze persoon waar nodig informatie over deze verwerking verstrekt.
5. Doelen en rechtsgrondslagen
| Betreft | Gebruikte gegevens | GDPR rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Geef een voorlopige controle en beantwoord precontract vragen | Contact-, vlucht-, route-, storings-, apparaat- en controlegegevens | Stappen die vóór een contract zijn aangevraagd, artikel 6(1)(b) |
| Maak een account aan en authenticeer gebruikers | Identiteit, contact, account, sessie en beveiligingsgegevens | Contract, artikel 6(1)(b); rechtmatige belangen bij een veilige toegang, artikel 6(1)(f) |
| Bepaal en registreer de Service Route | Verblijf, route, luchtvaartmaatschappij, vlucht, wettelijk kader en workflowgegevens | Stappen die vóór een contract en contract zijn aangevraagd, artikel 6(1)(b); gerechtvaardigde belangen in de rechtmatige routering en de controlebaarheid, artikel 6(1)(f) |
| Een volledige eigendomsclaim verkrijgen, aanmelden, bezitten, voorbereiden, indienen en beheren | Identiteit, vlucht, boeking, toewijzing, bewijs, eigendom, communicatie en claimgegevens | Contract, art. 6(1)(b); oprichting, uitoefening en verdediging van juridische vorderingen en rechtmatige belangen, art. 6(1)(f) |
| Voorbereiden en beheren van eerste bijstand van passagiers | Identiteit, vlucht, boeking, autorisatie, klant-indiening, bewijs, communicatie en claimgegevens | Contract, artikel 6(1)(b); rechtmatige belangen in effectieve bijstand, artikel 6(1)(f) |
| Communiceren met luchtvaartmaatschappijen, autoriteiten, geschillenorganen en gekwalificeerde professionals | Claim, identiteit, vergunning, bewijs en communicatiegegevens | Contract, artikel 6(1)(b); juridische vorderingen en rechtmatige belangen, artikel 6(1)(f) |
| Ontvang volledige eigendom compensatie, berekenen van de Recovery Share, factuur Passagier-Eerste kosten, en maken uitbetalingen | Identiteit, eigendom, uitbetaling, transactie, boekhouding, factuur en claimgegevens | Contract, artikel 6(1)(b); wettelijke verplichtingen, artikel 6(1)(c); legitieme belangen in het combineren van betalingen, artikel 6(1)(f) |
| Verwerk intrekking en heronderteken een claim | Identiteit, toewijzing, dienstactiviteit, communicatie, afwikkeling en kennisgeving | Contracten en juridische verplichtingen, artikelen 6(1)(b) en 6(1)(c); juridische vorderingen, artikel 6(1)(f) |
| Voldoen aan fiscale, boekhoudkundige, consumenten-, gegevensbeschermings-, sancties- en andere wettelijke vereisten | Identiteit, transactie, vordering, toestemming en auditgegevens | Juridische verplichting, artikel 6(1)(c) |
| Voorkomen van fraude, dubbele claims, misbruik, veiligheidsincidenten en onrechtmatige toegang | Identiteit, apparaat, rekening, logboeken, documenten, transactie en risicogegevens | Legitieme belangen bij de bescherming van gebruikers, fondsen, vorderingen en systemen, artikel 6(1)(f); wettelijke verplichting, indien van toepassing, artikel 6(1)(c) |
| Ondersteuning bieden, klachten behandelen en rechten instellen of verdedigen | Contactgegevens, claimgegevens, communicatiegegevens, bewijsmiddelen en transactiegegevens | Contract, artikel 6(1)(b); rechtmatige belangen en juridische vorderingen, artikel 6(1)(f); wettelijke verplichting, indien van toepassing, artikel 6(1)(c) |
| Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, diagnose van fouten en behoud van de auditbaarheid | Gebruik, diagnoses, claim workflow, ondersteuning en beveiligingsgegevens | Legitieme belangen in betrouwbare en verantwoorde operaties, artikel 6(1)(f) |
| Meet het gebruik van de website met op toestemming gebaseerde analyses | Cookie, apparaat, gebruik en conversiegegevens | Toestemming, artikel 6(1)(a), indien toestemming vereist is |
| Meten van reclame, creëren van publiek, en personaliseren van reclame | Reclame-identificaties, toestemmingssignalen, conversie, campagne, en gebruiksgegevens | Toestemming, artikel 6(1)(a) |
| Gebruik uitsluitend de geaggregeerde analyse van de koks | Geaggregeerde pagina en brongegevens zonder permanente bezoekersidentificatie | Legitieme belangen, artikel 6(1)(f), indien de geconfigureerde methode geen toestemming vereist |
| Optionele marketingcommunicatie versturen | Contactgegevens, voorkeuren en gegevens over engagement | Toestemming, artikel 6(1)(a) of een andere wettelijke basis die is toegestaan voor bestaande klantencommunicatie |
| Een claim met gegevens van bijzondere categorieën instellen, uitvoeren of verdedigen | Relevant bewijsmateriaal en gegevens over claims | Artikel 9 [v] of uitdrukkelijke toestemming krachtens artikel 9 [v] [v], indien van toepassing |
Wanneer we vertrouwen op legitieme belangen, overwegen we de noodzaak en de impact van de verwerking en passen we waarborgen toe. U kunt bezwaar maken zoals hieronder beschreven.
6. Contractuele en vereiste gegevens
Informatie die is gemarkeerd als vereist in de claimstroom is noodzakelijk om de claim te beoordelen of behandelen, de account te authenticeren, te voldoen aan juridische verplichtingen, of een uitbetaling te maken. Indien niet wordt verstrekt, kunnen wij niet in staat zijn om de controle uit te voeren, de Service Route te bepalen, een Opdracht of Authorisatie uit te voeren of te verifiëren, de Claim te accepteren, met de Luchtvaartmaatschappij te communiceren, een klant te verwerken of geld over te maken.
Facultatief analytics en marketing toestemming is niet vereist om de kerndienst te gebruiken.
7. AI-geassisteerde verwerking en menselijke betrokkenheid
We kunnen AI-hulpinstrumenten gebruiken om:
- gestructureerde informatie uit geüploade documenten te halen;
- bewijs en correspondentie indelen;
- inconsistenties of ontbrekende informatie te identificeren;
- samenvatting van de berichten van luchtvaartmaatschappijen;
- vluchtgegevens vergelijken met criteria voor passagiersrechten; en
- voorbereiding van voorgestelde klanten- of luchtvaartcommunicatie.
We passen toegangscontrole, dataminimalisatie, instructies aan dienstverleners, en menselijk toezicht toe passend bij de taak. De regels motor kan een Service Route aanbevelen, maar materiële route uitzonderingen en juridische houders zijn te beoordelen door een persoon. AirReclaim vertrouwt niet alleen op geautomatiseerde verwerking om een beslissing te nemen die rechtsgevolgen of soortgelijke significante effecten voor u oplevert. U kunt vragen om menselijke interventie, uw mening te geven, of een beoordeling te betwisten door contact op te nemen met privacy@airreclaim.com of support@airreclaim.com.
8. Ontvangers en dienstverleners
We delen persoonsgegevens alleen indien nodig en evenredig. Ontvangers kunnen onder meer zijn:
- Luchtvaartmaatschappijen, luchthavens, handelsagenten, schade-expediteurs, debiteuren en hun vertegenwoordigers;
- passagiersrechtenautoriteiten, handhavingsinstanties, organen voor alternatieve geschillenbeslechting, rechtbanken, deurwaarders, vertalers en gekwalificeerde juridische beroepsbeoefenaars;
- vluchtgegevens en luchtvaartinformatieverstrekkers;
- hosting, database, particuliere opslag, back-up, cybersecurity, malwarescanning, documentverwerking en technische support providers;
- authenticatie- en rekeningproviders, met inbegrip van Clerk, indien geconfigureerd;
- elektronische handtekeningen en vergunningsverstrekkers;
- aanbieders van communicatie en e-maildiensten;
- betalings- en uitbetalingsverstrekkers, banken, Stripe en Worldline waar gebruikt;
- analyse- en productmetingproviders, waaronder Google Analytics 4, Plausible Analytics en PostHog, indien geconfigureerd;
- aanbieders van reclame, waaronder Google Ads, mits zij hiermee instemmen;
- Cookiebot CMP door Usercentrics voor toestemmingsbeheer;
- AI-dienstverleners die handelen onder contractuele en technische beperkingen;
- accountants, accountants, verzekeraars en professionele adviseurs; en
- bevoegde overheidsinstanties wanneer openbaarmaking vereist of wettelijk noodzakelijk is.
De dienstverleners die als verwerker optreden, zijn gebonden aan de voorwaarden voor gegevensverwerking. Sommige aanbieders, met name betalings-, bank-, fraudepreventie-, regelgevende of publiek-authoriteitsontvangers, kunnen voor hun eigen juridische doeleinden als onafhankelijke controleurs optreden.
9. Betalings- en betalingsrol
Wanneer Stripe of Worldline wordt gebruikt, kan de provider direct via zijn beveiligde interface gegevens verzamelen over kaart, apparaat, transactie, authenticatie en fraudepreventie. AirReclaim ontvangt gewoonlijk transactiestatus, betaalgegevens die nodig zijn voor het combineren van gegevens, risico-informatie en een betaal token in plaats van volledige kaartgegevens.
Stripe, Worldline, een bank of een andere betalingsinstelling kan handelen:
- als onze processor voor specifieke technische betaalfuncties;
- als onafhankelijke controleur wanneer hij zich moet houden aan financiële, fraudepreventie, witwasbestrijding, sancties, kaartnetwerk of regelgevende taken; of
- in een andere rol beschreven in haar eigen privacy-informatie.
10. Internationale gegevensoverdracht
Ontvangers kunnen gegevens buiten Polen of de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land zonder toepasselijk besluit van de Europese Commissie inzake de geschiktheid van de gegevens, gebruiken we een goedgekeurd overdrachtsmechanisme, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, en waar nodig aanvullende waarborgen.
De waarborgen kunnen bestaan uit gegevensminimalisatie, toegangsbeperkingen, encryptie, regionale verwerkingsopties, contractuele beperkingen, overdrachtsbeoordelingen en procedures voor verzoeken om toegang tot overheidsinformatie. U kunt informatie over de relevante beveiligingen aanvragen door contact op te nemen met privacy@airreclaim.com.
11. Bewaring
Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel, wettelijke verplichtingen, geschillentermijnen en het instellen of verdedigen van claims.
| Gegevens of registratie | Typische benadering van het bewaren |
|---|---|
| Voorafgaande controle niet omgezet in een aanvaarde claim | Tot 12 maanden, tenzij een kortere periode is gekozen of retentie nodig is om een verzoek te beantwoorden of misbruik te voorkomen |
| Actieve claim en account | Voor de duur van de vordering en de rekeningrelatie |
| Gesloten claim, bewijsstukken, toewijzing of machtiging, titel-keten-kennisgevingen en materiële correspondentie | Over het algemeen tot 6 jaar na sluiting, behoudens langere of kortere verplichte termijnen en eventuele lopende geschillen |
| Uitbetaling, factuur, belasting en boekhouding | Voor de door de Poolse belasting- en boekhoudwetgeving voorgeschreven periode, over het algemeen ten minste vijf jaar na het einde van het desbetreffende belastingjaar |
| Steunverzoek dat geen verband houdt met een vordering | Over het algemeen tot 3 jaar na afwikkeling |
| Beveiliging, toegang en diagnose van logboeken | Over het algemeen tot 12 maanden; langer indien nodig om een incident, fraude of juridische claim te onderzoeken |
| Toestemmings- en opt-out-bewijs | Voor de duur van de toestemming of opt-out en in het algemeen tot 3 jaar daarna om aan te tonen dat aan de voorschriften wordt voldaan |
| Contactgegevens voor het in de handel brengen | Totdat de toestemming is ingetrokken, wordt een bezwaar ontvangen, of de gegevens zijn niet langer nuttig, plus een beperkte onderdrukking record |
| Onnodige of afgewezen uploads van documenten | Verwijderd of geïsoleerd zo spoedig mogelijk redelijkerwijs uitvoerbaar, over het algemeen binnen 90 dagen, tenzij vereist voor veiligheidsbewijs, een klacht of een juridisch bezit |
| Op toestemming gebaseerde analysegegevens | Volgens de ingestelde providerinstelling, meestal 2 tot 14 maanden voor gebruikers-niveau gebeurtenisgegevens, terwijl relevante cookies kunnen duren tot 24 maanden |
| Cookies geaggregeerde analysen | Als geaggregeerde statistieken bewaard zonder een blijvend bezoekersprofiel |
De bewaring kan worden uitgebreid indien dit nodig is voor geschillen, verzoeken om regelgeving, fraudepreventie, tenuitvoerlegging van een overeenkomst of bescherming van de rechten van een eiser. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, wordt deze verwijderd, geanonimiseerd of veilig geïsoleerd.
12. Uw GDPR-rechten
Behoudens de voorwaarden en uitzonderingen in het toepasselijke recht, kunt u verzoeken:
- toegang tot uw persoonsgegevens en een kopie;
- correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- wissen;
- beperking van de verwerking;
- overdraagbaarheid van gegevens die u hebt verstrekt wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of contract en wordt uitgevoerd met geautomatiseerde middelen;
- bezwaar tegen verwerking op basis van legitieme belangen;
- intrekking van de toestemming te allen tijde, zonder dat de verwerking vóór intrekking wordt beïnvloed;
- menselijke interventie betreffende een gekwalificeerd geautomatiseerd besluit; en
- informatie over internationale overdrachtswaarborgen.
Verzend verzoeken naar privacy@airreclaim.com. Om u en andere Claimanten te beschermen, kunnen we identiteit en autoriteit verifiëren. Normaal gesproken reageren we binnen een maand, afhankelijk van wettelijke verlengingen voor complexe of talrijke verzoeken.
U kunt zich op elk moment afmelden voor marketing door de uitschrijfmethode in het bericht te gebruiken of contact op te nemen met privacy@airreclaim.com. Cookie-toestemming kan worden gewijzigd door middel van de cookie-instellingen widget op de website.
13. Recht om te klagen
U kunt bij de toezichthoudende autoriteit in het land van de Europese Unie een klacht indienen over uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk.
De Poolse toezichthoudende autoriteit is:
Voorzitter van het Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens
Bureau voor de bescherming van persoonsgegevens ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa Polen
U kunt eerst contact met ons opnemen, zodat we de kans hebben om de bezorgdheid te behandelen, maar dit is geen voorwaarde om een klacht in te dienen.
14. Kinderen en medepassagiers
De Diensten zijn niet gericht op kinderen die zelfstandig handelen. Een claim waarbij een minderjarige betrokken is, moet worden ingediend door een ouder, voogd of geautoriseerde volwassene. We verwerken de gegevens van een minderjarige alleen als nodig voor de claim en kunnen om bewijs van autoriteit verzoeken.
Voor een groep of familievordering moet elke volwassen eiser toestemming geven voor de desbetreffende verwerking en vertegenwoordiging, tenzij een andere wettige autoriteit van toepassing is.
15. Beveiliging
Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder gecontroleerde toegang, authenticatie, gecodeerde communicatie, privé-documentopslag, logging, back-ups, provider management en incident procedures. Geen online systeem kan gegarandeerd volledig veilig zijn.
Beveiligingsproblemen kunnen worden gemeld aan security@airreclaim.com.
16. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in de wetgeving, aanbieders, technologie, ondersteunde claims of verwerking weer te geven. De huidige versie zal worden gepubliceerd op airreclaim.com met de ingangsdatum. Indien nodig worden er materiële wijzigingen in een actieve dienstrelatie meegedeeld.
17. Contactpersoon
Privacyvragen en rechtenverzoeken: privacy@airreclaim.com
Nova Group Sp. z o.o.
Żurawia 6/12 Lok. 745 00-503 Warszawa, Polen